办个年会,事儿还真多

:1 of 3

办个年会,事儿还真多

订会场找凡客易达

凡客易达—我们专业郑州会场,签约郑州340多家酒店及特色会场1300多个,1小时精准匹配3-5个会场方案供选择, 直接达到快速、省钱的目的,从而轻松就可以完成酒店会议室预定,会场热线:13949047866 0371-87512786

         年中大会,不知道是否有公司要举行。但是年会准备事儿,HR们或者行政小姐姐们,提早了解一下,也是好的。否则,您临时准备的时候,会发现年会策划没那么简单,可能需要花费更多预算去做完成年会的相关事宜哦。看看下文的一、二、三、四的分点说明就知道,办个年会,事儿不少了。

  第 一 步 : 了解需求

  ▲确定年会参与群体。一般而言,大部分企业的年会受众是以企业内部员工为主;大型企业也会带有对外性质,邀请客户、政府、合作伙伴等参加,作为客户答谢的品牌文化活动。可见,年会的目的决定了受众群的偏重。受众群体决定了年会的名称:年终答谢会、年度盛会、主题年会等。

  ▲确定年会目的。增强员工归属感、凝聚力、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同,汇报全年的企业业绩并制定目标,等等。小的团队通常会通过办些小型音乐会等较有创意的活动,但几百人的团队或员工遍布在全国各个区域,那么年会就是一次大家相互进一步认识,交流感情,展示自我的好机会。所以较大的团队通常会采用会议(白天,用于总结分享)+晚宴(用于聚会)的方式作为年会的主旋律。

  ▲确定年会主题。以企业文化入手,从企业经营目标入手,从行业背景入手,等等,例如不忘初心、砥砺前行,二次创业新征程、乘风破浪耀南亚,这个冬天、我们在一起,这三个主题依次对应以上的三个角度。如果每年的年会能在往年的年会主题的基础在寓意上有递进,那就更好了,也可以参考2B行业大B企业每年峰会的主题演变找些感觉。

  ▲确定会议预算。通常每年年会的人均预算,会参照往年的费用,根据今年业绩进行正向或反向的调整。有了预算,就好确定年会地点、酒店标准、礼品这些费用大头,以及年会的为期时间,全国性的企业还会涉及各区一起办还是分开办,这里的交通费用也占了总体预算的大头。

  ▲确定时间。越早确定,准备的时间越充分,越能对会议细节处理好。当然了,准备年会之外,每个人都有自己日常的工作。所以成立一个年会工作小组非常有必要,便于分工和执行,这个在第二步年会策划中会详细展开。

  第 二 步 : 年会策划

  年会是一个系统工程,可以用到项目管理的方法。

  ▲首先需要建立一个年会工作小组。

  顾问组:将公司高层纳入顾问组,因为年会的目的之一是增强员工归属感、凝聚力、汇报全年业绩展望来年,积极采纳管理层的建议,有助于帮你实现这个目的;

  组长:对整个年会负责,包括人员分工,顾问组沟通,资源总协调等;

  副组长:2-3名,分别管理各个执行小组;

  设计组(邀请函、年会背景板、主题图的设计)

  采购组(含场地、交通、礼品、各类物料等)

  线上营销组(营销创意、文案等)

  沟通协调组(各个部门或区域的协调沟通人员)

  会议组(确定会议内容,分享人员、顺序、分享主题、时间等)

  节目组(节目足够精彩,回忆才会够浓)

  ...

  根据会议组织的复杂程度,可以再细分。

  这里着重提下协调沟通组,如果公司规模较大,员工分布在全国各地,那么在各个区域或部门找到一位沟通协调人员对年会准备的效率非常有帮助,年会信息的传达,员工信息的搜集才能进行的有条不紊。

  ▲列一份年会项目准备表。

  从员工定机票、火车票开始,到落地接机、接车,直到送员工安全返程,每个环节、相应的事宜、对应的跟进表单、备注、负责人、目标完成时间、完成程度,等等。对年会的整个议程了然于心。

  这是小编自己整理的一张表格,为避免剧透,把具体内容删除了:)大家可以根据自己的项目思路也整理一张,项目准备表的意义是避免在年会这个系统的工程中避免有所遗漏,最终达到的目的是确保年会流程顺畅,细节处显亮点。

  和年会项目准备表相配套的有很多子表,例如你需要准备

  物料采购表:避免物料遗漏和制作工期延误,要考虑logo定制和年末;

  人员清单:确定参加年会的员工名单,用于定食宿和市内交通;

  机票/高铁票情况:用于确定各区域员工抵离时间,安排好接送;

  房间分配表:用于住宿登记;

  各合作伙伴联系人名单:例如住宿、餐饮、交通联系人;

  费用清单:用于核对预算和实际费用

  节目单:确定年会节目和彩排;

  ...

  表单越细,分工越明确,各环节衔接才会越顺畅,将现场执行可能会遇到的各类问题降至最少。

  第 三 步 : 年会执行

  年会执行是整个年会过程中最耗费精力的过程,需求团队紧密合作,我们按照大致的时间顺序一一来解读

  1. 预定年会场地,例如酒店、聚餐地点、团建地点和内容等;

  2. 将确定年会时间和地点,通知到全公司员工,尽早完成来回程定票,输出员工抵达名单;

  3.根据员工抵达名单输出酒店入住名单,入住期间若有各部门小组会议,安排好各部门会议地点;员工签到前,提前分好房,领取房卡,避免出现因为签到数人数多,而导致签到台混乱的现象;如果签到台发放相关礼品或物品,可以在签到表中体现相应内容,避免误领、少领、多领的情况;年会的物料,例如酒水、礼品等在1-2各房间集中放置;

  4.对年会礼品进行采购,例如阳光普照奖、年会优秀员工奖励、定制化奖品(若有)等;礼品的选择多多参考年会顾问组的建议,体现实用、有纪念价值的礼品,例如颜色款式统一的衣服、丝巾、围巾,在合照的时候更容易上镜;

  5.设计邀请函、签到板、合影墙、年会分享PPT、LED屏幕背景、签到本、工作证、指示牌、席卡等和年会主题相关的素材;确定主题后,各个设计素材上尽保证使用风格统一,和vendor一起踩点,确定尺寸和摆放位置,签到区、合影区、会议地点、LED屏幕和用餐地点等,提前试下LED屏效果,质量不同的LED屏幕匹配背景色设计不同的年会主题图和PPT模板,效果也会有差别,可以多征询LED

vendor的建议;提前一天现场调试屏幕和音响是必要的,那如果会议前一天有别家公司使用同一个厅,还有晚宴的话,且前后两天不是同一个LED

vendor的话,那就要熬夜调试了;

  6.做好线上预热工作,这是考验年会小组创意能力的环节,借助新媒体渠道通过剧透的形式慢慢引出年会,提高员工对年会的期待感,这也是展示公司良好形象的方式;

  7.组织好白天的会议,例如各部门的分享人员、分享主题和分享顺序,这个环节牵涉到外部嘉宾的邀请,确认出席名单,以及席卡顺序的放置,制作席卡;午餐时间可以安排合影;

  8.白天的会议是上午下午两场,因为持续时间较长,除了中午的用餐和休息时间,在议程时间允许的情况下,可以穿插一些例如大家感兴趣的话题的圆桌论坛的环节,调整全天的会议节奏;;另外,一天的会议,在上午和下午各留出一个10-20分钟左右的休息时间,休息期间可以准备些茶点,准备一个摇铃,休息完后可以通过摇铃的方式通知大家继续入场;

  9.组织好晚宴的节目,包括背景音乐的选取、各部门的节目、主持人,晚宴的LED屏应区别于白天的会议;正式会议结束和晚宴前,留1小时左右的休息时间,让参与晚宴表演的同事可以集中利用这1小时间做一些简单的彩排,这时候其他同事还能去合影墙前进行合影;为了增加晚宴节目的趣味性,可以多照些晚宴创新案例;

  10.若涉及优秀员工颁奖,相应的名单需要尽快确定,涉及定制化奖品,例如证书、奖杯之类;为每位优秀员工准备一句介绍,一是用作串词儿的组成部分,二是让大家了解同事获得奖励的原因;另外,由其他部门的leader来给颁奖,尤其是平时合作较多的部门,例如销售leader颁奖给技术同事,技术leader颁奖给销售同事,这是部门间相互认可的体现;

  11.晚宴另一个重要环节就是抽奖了,如何让抽奖环节振奋人心,除了加码礼品采购金额外,也可以使用最传统的纸质抽奖方式,例如员工号,抽之前摇晃抽奖箱,抽之后有抽奖人公布员工号,整个过程比电子抽奖更有玩味;晚宴相比白天的会议更具趣味性,如何给晚宴带来更多趣味性,可以单独出篇文章,反正各有各的玩法;

  12. 若涉及客户、合作伙伴等嘉宾的邀请,准备好邀请函、礼品、会议和晚宴的席位、代表发言等;

  13.当天的晚宴通常结束的会比较晚,毕竟辛苦一年,大家有很多话要说,有很多酒要喝,若第二天有行程安排,通知酒店安排较早服务,以免影响整体行程;

  14. 根据员工返程表,预约接送车辆,分趟分地点发送;

  15. 做些简单的活动应急预案,至少要清楚公司哪位同事懂一些基本的急救常识,并可以做一些基本的急救措施,酒店周围最近的一家医院等;

  16.其他年会执行过程中的细节有很多,处理得好往往能给人留下不错的印象,例如除了在会议前以邮件、图片、H5的方式将行程给到公司同事,也可以打印一份在签到时提供,每天议程结束,将第二天的议程再单独编辑一份,生成便签通过微信群发送给大家,等等;若用餐是自助餐,提前和酒店确认好自助餐可容纳人数,

  整个执行过程中,不可避免的会遇到各类临时需求或特殊需求,由此引起的变化务必更新到相应的表单,并同步到工作小组各个成员,这也是为什么在年会策划阶段,将项目准备表整理的越细的原因了。

  第 四 步 : 年会总结

  年会也好,峰会也罢,总会有不尽如人意的地方。会议结束后,组织年会会议小组进行回顾,针对每个环节,尤其是细节处,记录处理不到位的地方,以及可以做的更好、更有创造力的地方,形成会议记录,待明年举办年会时打开这份会议记录,会帮助良多。 

  來源:简书

简书著作权归作者所有,任何形式的转载都请联系作者获得授权并注明出处。

相关文章