那些年,策划经历的年会

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那些年,策划经历的年会

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      每到年尾,HR们就要开始头疼今年年会怎么办的问题,到现在你的年会策划是否毫无头绪呢?另外年会总负责人在整场年会中感觉会很累,现场哪里有问题就要去哪里,找不到每个环节项目负责人,所以整场活动下来把自己“累的死去活来”,充当了每个项目的“救火队员”?

     别急,以下为我个人多年策划年会的总结经验,希望能帮助到各位。看完这篇年会策划步骤后,你就不再头疼了。虽然策划谈不上马云的淘宝年会那种高大上,但至少能让你练就一场靠谱的年会。

以往对员工来说,年会就是吃喝玩乐的一次大型聚餐。现在可不一样了,年会成为一个展示个人形象才华的舞台。通过一次年会,你就有可能成为公司红人或老板关注的对象,从而给明年带来好运。

所以,作为HR的你年会必须去演,注意我说的演不是上台演出,年会的舞台不仅仅是在会场里的台上。因为从策划年会开始,年会的舞台就为你搭起来了。你参演的第一个节目是策划年会。你能让今年的年会与往年不同,那第一个节目你就演出成功了,给领导留下了好印象。当然你要是再表演领导给你再加分,为后续的晋升加薪发年终奖带来机会。所以千万别把年会当成一个会,一定要把年会当成一场秀,是公司的达人秀,一年一次的机会,千万不要错过。

一、年会形式

年会的形式根据企业规模不同分为如下几种,可自行根据公司规模选择组合:

1、大型企业:全员大会+节目表演+年夜饭,这种组合基本上一天,上午进行全员大会,领导讲话,团队展示,新一年工作任务等。表彰员工和优秀团队则穿插在下午的节目表演环节中。晚上则聚餐,如果人数众多的企业额外将奖金分配到各个部门,由部门独立组织年夜饭。

2、中型企业:总结会议+节目表演+年夜饭,种类大多是唱歌、舞蹈这样的节目流程,在年会结束时,公布获奖节目,颁发纪念奖品或奖金。如果公司够大方也可以聘请专业的表演团队来个HIGH的节目,将整场气氛推向高潮后结束活动开始就餐。

3、小微企业:吃年夜饭、K歌、红包。

二、年会主题

年会策划的第一步就是年会主题的确定,年会主题主要体现企业通过年会想要达到的目的,以简洁醒目、触动人心的一句话或一段文字来展现。任何公司的年会都可以归纳为八个字:回顾过去、展望未来。 主题最好以口号形式出现,例如:相聚公司所在城市,缘聚公司名称,公司名称-我的舞台-绽放自己,2019,奔跑吧!公司名称等,结合公司文化情况来确定主题带动年会前期的氛围。

年会主题要经过老板的确认,因为你所做的一切工作都是老板为核心,不管是年会的具体内容还是年会所要传达的企业文化,都是老板最关注的。年会主题确定后,紧紧围绕年会主题,针对年终总结表彰和节目表演组织进行讨论和确定。

关于年终总结,有的公司喜欢每个部门都要在年会上进行总结;有的公司只安排公司老板一人在年会上作总结报告。年终总结报告的内容包含过去一年的工作总结和下一年的工作展望。年终总结可以是以会议的形式达到庄重的效果,也可以放在表演节目前,达到温和气氛。

二、年会策划

确定所举办年会的主题后,就要成立一个专门的筹备组来策划负责。这样既可以做到分工明确,又可以提高效率。确定时间、地点、人物、物资、活动流程等详细地写在策划书上。

时间:预订酒店要越早越好,因为一到年底,很多公司都在找办年年会的酒店,如果太晚,那你时间选选择就会受限,比如不能选周五晚,一般很多优先将这个时间给预订了,所以你只能选择其他时间,因为员工聚餐后大多数人都会喝点酒,第二天还要早起上班不会很乐意的,所以休息日的前一晚是最好的时间。当然时间的选择根据公司员工上班时间情况而定。举办年会时间最好在1月里或2月上旬,因为一般企业很多员工老家在外地,过年要提前请假回老家,所以年会举办时间不宜太晚,这样才能保证全员参与,也能让员工早点回家过年。

地点:年会举办地的选择尽量选择靠近公司或公司宿舍的酒店度假村等。如果距离较近可以员工自行去, 若较远为方便员工尽量派车,把派车费也一同做进预算里,可以选择有舞台的大酒店和度假村,这样会省去另找演艺公司搭建舞台音响灯光设备的费用。不过现在只要是大酒店都有舞台,而且布置的也不错。当然大公司如果人多可以把总结会议和节目表演年夜饭分场地进行,白天年会在剧场或酒店会议室,晚会聚餐在酒店。现在很多大酒店提供一站式服务,有举办会议表演的会议室场地等,也有大型的包厢可以聚餐。

人物:参加年会人员除公司内部人员,需请示领导是否邀请外部客户及其他比如员工家属等人员。

物资:奖品采购,布置现场的工具,抽奖箱,表演道具等。

活动流程太多下篇中详细介绍,对筹备组的工作人员进行明确分工,每项工作都必须责任到人,一场活动的顺利进行需要各个方面的配合,更需要对现场环节的控制。以下为筹备组贯穿年会的工作内容:

前期工作:洽谈场地、布置会场、采购奖、开场PPT制作、年会舞台背景墙横幅制作、摄影拍照, 所有表演音乐的搜集,还有突发状况应急处理。要做到事无巨细,所有工作提前做好安排,为整个年会顺利进行做好铺垫。

期间工作:播放年会现场所有节目伴奏及颁奖音乐和进场PPT等,摄影拍照,负责配合抽奖奖品,表演奖品的发放,负责活动所需的奖品、糖果食品其他年会所需物品的购买发放,所需物资、参会人员、表演人员全部到位。

后期工作: 制作照片汇总宣传回顾,实际花费报销。

二、预算提案

 预算不能只做一个,最好做2~3个预算,方便领导选择, 预算包括:场地宴席费,优秀员工表彰奖金,奖品明细费用,表演奖金,抽奖奖金年会道具制作费派车费,每类支出清楚分列出各项支出类别,数量,单价,小计等,预算表制作越清晰明白,越容易获得批准,同时根据领导预算节约的指示,也能够在修改预算时,快速查找出可节约的事项。以下2个费用是年会耗资最多的:

1、聚餐费  根据公司以往的标准选择,否则费用过高即使呈上去领导也不会同意,每个老板都要考虑公司成本啊,所以别给领导留下不好的印象。要让领导知道你在为员工服务的同时也在为公司考虑节省费用成本。

2、奖品 抽奖的奖品尽量选择实用的物品,为了让每个员工至少都能有奖,准备鼓励奖,也就是阳光普照奖,比如刻有公司LOGO的毛巾杯子就很有纪念意义,游戏奖品可以设置娃娃或彩票,彩票刮奖也是十分有趣的体验,年会结束,总有运气好的同事夸耀自己中奖的金额。奖品具体如何购买后文抽奖项会再详细列举。

三、优秀员工表彰

了烘托年会的气氛,可在入场处放置宣传公司文化活动的易拉宝,场地两边挂上关于公司文化的一些横幅再把老板、优秀高管和优秀员工的照片做成展架,悬挂放在会场两侧,年度业绩前几名的甚至可以做成巨幅照片或展架,增加优秀员工荣誉感的同时,还能激励其他员工。

轮到颁奖环节时要放震撼人心的音乐,主持人宣读他们的业绩并对每个人做简短的介绍,再让优秀高管和优秀员工做分享,内容可以是对大家有帮助的业务经验或心路历程,为让优秀员工有一个精彩的感言分享给员工,最好提前让分享的员工做好演讲准备,比如每人规定讲3分钟,内容不能太少,但也不要过多而超时,否则后面时间会受影响。

因颁发时除了奖金外要还有荣誉证书或奖杯,所以都要考虑全面制作好。据我了解,现在的人越来越有个性,荣誉证书觉得老土,那可以发刻有员工姓名的纪念品,显得与众不同让员工更珍惜。

另外,为给优秀员工一个意外的惊喜,可用亲情感动他们。比如秘密地邀请优秀员工的父母或另一半参加年会, 如果某优秀员工在年会现场领奖后突然看到父母或另一半登台参加发表感言,是不是既能让这位员工感动,也能让其他员工感受到公司对员工的人文主义关怀呢?

四、节目准备

有钱的公司可以请专业的活动策划公司策划表演节目。但为了减少成本,大多数公司都是自导自编自演,虽然花时间但更有意义。年会策划和预算定好后,为让员工有足够的时间排练准备节目,公布时间越早越好。

为防止员工表演的积极性不高,在预算时把表演费也一同申请,让各部门至少准备1个节目,表演费用给到各部门,用于表演服装费,化妆费和道具费等。还有表演人员节目奖金,获得前几名的节目可以获得奖金,没获奖的也给予鼓励奖(如电影票,毛绒玩具等),这样才更调动员工的积极性。

节目种类可让员工自由发挥。当然要想获奖建议准备创意搞笑的节目,比如歌曲反串,走秀恶搞,舞蹈搞笑。因为这类节目能活跃气氛,气氛很重要,基本鼓掌人越多的节目表示越受欢迎,获奖机会就越高。能得到获奖机会,还有一个秘密是用鲜花,鲜花不只有烘托年会场地气氛的作用,在表演时送鲜花更能带动现场气氛,让观者与表演者互动起来,给节目加分。其实员工准备节目的过程就是一个拉近同事之间距离的过程。

当然要想让节目有亮点,就是让领导也准备节目参加,让员工看到不一样的老板,拉近员工与老板的距离。通过节目让员工与员工之间,员工与老板之间的距离拉近让公司更有凝聚力。

待节目征集好后制作成节目单,建议创建公司年会,把主持人,表演人员,工作人员都加进去,将节目单发到群里方便大家及时沟通。因为有时会遇到突发情况,比如临时换节目。因为评委要评分,所以纸质的节目单和评分表也要制作好。

节目中除了表演人员外,还有非常重要的人员,就是主持人。主持人要将节目从头到尾贯穿年会,所以节目单做好后还要给主持人,让其根据节目单和串词样稿准备主持的台词,如果图省事可根据往年的样稿。为了突出年会的隆重感,主持人要穿礼服,如果他们有最好,没有可租借。

五、年会流程

年会开场前,要提前把所有奖品道具等年会物品都带到现场,到现场准备好奖品摆放和现场布置,点歌系统让酒店工作人员或公司内部人员设置好顺序并试放,舞台背景投放,入场处签到准备,把瓜果糖等小食品放到餐桌,尽量保证万事俱备一切就绪。保证晚会不出错,避免出现突发紧急状况,比如奖品忘带,奖金红包没带,表演人员道具未带,该出场表演的人找不到等。

不只是费用要做预算,时间也要做预算。年会流程要预算时间以防环节拖沓,影响后续环节进展。节目编排的原则:节目、游戏、抽奖三项活动同时有秩序地进行

年会具体流程如下,时间可自行调整:

1、年会开始:主持人上场祝贺并介绍年会流程  (18:00~18:05)

2、领导致辞 :主持人邀请老板领导给所有人致辞敬酒  (18:05~18:10)

3、公司成长史:播放公司成长PPT或视频, 介绍公司往年成长史,总结今年的发展及明年的规划。(18:10~18:20)

4、表彰环节:表彰优秀员工颁发奖金证书 (18:20~18:30)

5、年夜饭环节 :可边表演边就餐,但强烈建议节目表演前单独留出半小时左右的时间给表演主持人员和工作人员就餐,否则年会结束这些人都没吃得尽兴。作为总策划者你自己也不希望辛苦了大半天,却都没吃饱,真苦逼! (18:30~20:30)

6、表演环节:为了节目开场就吸引大家的目光, 最好选够HIGH的动感舞放在第一个节目,唱歌小品相声话剧魔术等节目穿插在中间,领导表演的节目放到尾声,如果想暗示领导掏红包,这个机会可不要错过,在领导表演完节目后台下的观众鼓掌的同时大喊“ 红包 , 红包 ”,最后再以合唱类的节目结束年会。(19:00~ 20:00 )

7、游戏环节 : 放在节目表演后,也可在节目中穿插进行,玩游戏要有奖品。 (19:30~ 20:00 )

8、抽奖环节 :  所有人最最最关注的就是年会的抽奖环节。 (19:30~ 20:30 )

9 、宣布获奖节目:表演节目的同时,节目评委会评分,评分表不用太复杂,如下就好, 年会节目毕竟不是比赛,目的是让大家玩得开心,所以不要太吹毛求疵。 最后将总分汇总评出前几名的节目,再颁发给表演人员奖金,为鼓励未获奖节目的表演人员,可以发节目鼓励奖,如电影票,购物卡等。 (20:20~ 20:30 )

10、年会结束:最后由主持人宣布年会结束并给大家拜年祝福。如果可以让所有员工合影留念,快结束时工作人员备好新年礼物,让大家到门口领取。 (20:20~ 20:30 )

年会结束后期及时收集年会视频和照片,并总结制作成文放到公司宣传栏和公司网络宣传工具, 比如公众号,现在很多公司都有自己的公众号。这样不仅公司内部员工可以看到,客户和其他关注公司的人也能看到。这也是宣传企业文化和吸引人才的一种方式。

六、游戏攻略

在公司员工少的情况下,年会可以通过游戏来弥补公司员工才艺不足节目少的问题,达到烘托整个年会效果的目的,在活动中设置适量的游戏奖品,活动的参与热度将会更高。

游戏种类如抢椅子、疯狂大搜集等。想知道游戏规则方法的可与我私聊,有很多游戏我都办过,但是游戏规则内容太多,这里放不下,一般的互动游戏礼品可以找商家买电影券,火锅兑换券,毕竟公司团购总比个人买划算,创意的奖品有带薪休假券1天,这也是很受员工喜爱的,对于工资高的员工来说,1天工资也不少钱呢!

七、抽奖功略:

所有人最关注的年会环节就是抽奖,他们不只是想在年会上得到放松(吃好喝好玩好),还想得到额外的福利(拿好)。

1、抽奖制作:可以选择纸质,也可以下载抽奖软件。制作可以用编号的入场券,让大家入场时抽编号,到时以编号来抽奖。不管是用抽奖箱还是用抽奖系统点击抽奖,为了操作方便建议用姓名或员工工号,因为如果按编号就会多一个环节,就是安排工作人员在入场签到处放抽号箱让大家抽号,工作人员就更辛苦啦。

抽奖箱延用去年奖箱,注意如果用抽奖箱抽,不要把奖券直接放到抽奖箱里,否则会让员工怀疑。要把所有奖券封装好,在现场抽奖前进行公证后再放入抽奖箱。

2、抽奖方式:抽奖环节时,奖品级别由小奖至大奖穿插在节目中,让大家对奖品越来越期待,兴奋度会越来越高。

奖品要设置抽奖颁奖人员, 由颁奖人员抽取并公布,颁奖人员一般是请公司各部门的领导,也可以请新年生肖的员工来抽奖,比如来年是狗年,可以请属狗的人上台抽奖。颁奖的同时工作人员准备好抽奖箱和奖品,防止奖品被发错,特别是包装起来的礼品更容易拿错。

3、抽奖奖品:因奖金预算有限,为了让所有员工都能拿到奖,宁愿将奖品实惠份额多,也不要奖品贵而少,除非公司有庞大的实力,可以买又贵又多的奖品。

年会要让大家都开心,如果奖品贵而少,比如手机非要买iPhone8,中奖的员工寥寥可数,很多人都没只奖,而奖品实惠又多,中奖的人就多,如用买近 7K 的iPhone8的费用可以买一部 3K 的华为手机和其他很多不错的奖品。年会参加人员大多数都是普通员工,要求不高,能中奖就行,不是太在乎手机品牌。

所有奖品的购买建议不要去超市,因为超市不管买多少价格不变,为了给公司节约费用,可以在网上购买,因为买多会减免或赠送,而且也有电子发票,比如京东。

如果想显得礼品有纪念意义,可以定制刻有公司LOGO的毛巾或杯子等,现在很多商家都有这个服务,不过要提早。如果想让礼品显得精美,就要不怕辛苦,买点彩纸彩带把礼品包装起来,公司用心才显得有诚意。

另外还要备好红包,因为当公司让员工家属参加时,有些员工会带孩子,这样公司可以提前备好玩具礼物或年货大礼包。当然发小孩红包员工最喜欢。为了让抽奖环节有亮点,可以搞个亮点,比如用高科技设置,如不会设置可以当场设置四位密码面对面建群,在群里抢红包。有的公司本来就有公司群那样更方便,遗憾未到现场的员工,。

还有个辛劳奖也不要忘记,现金和购物卡作为辛劳奖最受欢迎了。辛劳奖是对工作人员的安抚,要不然下次再组织年会,谁还会跟着你使劲干呢!

最后如果还有没中奖的朋友,为了不让员工扫兴,公司为所有人准备了新年礼物,在年会结束让大家领取。有人会问为什么放在最后领呢?因为年会还没结束你不至于让所有人一哄而上到台上抢吧。还有一个重要的原因是为了让所有员工全程关注防止中途有人离开哈。

等年会落幕后,你以为事情就结束了吗?举办完一场年会后,一个称职的HR会收集年会视频照片写一份年会总结向领导汇报,让领导对你的工作有更充分的了解,从预算到效果评估,让领导一目了然。再进行一次调查,看大家对年会场地及环节等是否满意,以备下一次举办时能做的更令人满意。

总之,让年会有创意的节目满足员工的视觉,让振奋人心的致辞和动感的音乐满足员工的听觉,让色香味俱全的年夜饭满足员工的嗅觉和味觉,让年会从头到尾都能给员工带来留连往返的感觉。把年会办成一场满足员工五大感官的盛宴,你就成功了。

看完这个,会让待准备年会的你省去很多脑细胞哦! 别忘了年会前在脑海里多过几遍流程,因为年会最怕有遗漏之处,否则面对突发情况你要会想办法应对,越大型的年会越要怕有遗漏,也越难应对。年会已经来了,你准备好了吗?奔跑吧,伙伴们!   

作者:HR那些人和事 來源:简书  著作权归作者所有

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